仕事をするうえで、“仕事の効率化”というのは永遠の課題とも言えるでしょう。
任された仕事を効率的にこなすと手持ちの時間が増えるため、より多くの仕事に取り組めたり時には定時ピッタリに帰れたりもします。
仕事の効率化について悩む方は少なくありません。
特に派遣社員として働く方は「いきなり仕事を任される」という傾向が強いため、自分が立てた予定通りに仕事をするのはむずかしく、バタバタしてしまう日も多いでしょう。
そこで今回は、派遣社員の方にオススメの「個人レベルでもできる仕事効率化の方法」を紹介していきます。
派遣社員の仕事効率化！毎日できる5つのこととは？
仕事の効率化と聞いて、中には「実践するのはハードルが高そう…」と感じる方もいるのではないでしょうか？ しかし仕事の効率化とは言っても、必要なのは“ちょっとした取り組み方の変化”であり、専門的な何かに取り組むわけではありません。
これから紹介する方法は毎日のちょっとした意識の変え方になりますので、できる部分から少しずつ取り組んでいきましょう。
では実際に、派遣社員ができる“仕事の効率化”について紹介していきます。
整理整頓は大切！デスク回りやデータの整理は確実に
まず多くの人がおろそかにしている点として、「整理整頓ができていないこと」が挙げられます。
デスク回りはもちろん、PC内のデータの整理など多くの場所で整理整頓が不十分な人が多いと言えるでしょう。
整理整頓をするメリットは、「欲しいものを欲しい時に取り出せる」ということ。
もし整理整頓が不十分であると、「あの書類（データ）はどこにある？」と探し出す作業から始めることになります。
それではあまりにも非効率ですので、整理整頓は常に意識するようにしましょう。
デスクやPCの整理整頓は、少し手が空いた時間で十分にできる作業です。
「少し手が空いたな…」と感じるタイミングがあれば、まずは身の回りの整頓やデータの整理に取り組むといいでしょう。
当日やるべき仕事をリスト化！見える形のタスク管理
仕事の効率化において、それぞれの仕事ごとの効率化も重要ですが、それと同じくらい「全体的な動きの効率化」もかなり重要になります。
つまりは「今日は何をするべきで、何から取り掛かるか？」ということを常に把握し、それに沿って効率的に仕事を進めることが重要なのです。
その全体の効率化を進めるためには、“やることのリスト化”がオススメです。
リスト化では、その日に自分がやるべき仕事を書き出したうえで、仕事ごとの優先順位をつけるようにしましょう。
このリストさえあれば「次は何をすればいい？」「他に仕事って何があったっけ？」と、手を止める時間が間違いなく減ります。
このリストを作る際のポイントは、
- 常に持ち歩ける（見える）ものに残しておく
- 細かい仕事でも書いておく
- 優先順位がわからなければ素直に聞く
- 追加で指示された仕事は書き加える
などが挙げられます。
このリストを当日の朝や前日の退勤前に作成し、1日の仕事を効率的に進められるようにしましょう。
指示は細かく聞く！派遣社員にとっての必須事項
派遣社員という立場で働くとなれば、所属長から何かしらの指示を受けながら仕事を進めているはずです。
その際、「できる限り指示を細かく、わからないことがあれば積極的に聞く」という姿勢で指示を聞くようにしましょう。
ここでのポイントは、わからないことを“素直に聞く”ということ。
「いつまでに完了するべきか？」「ここのやり方を教えてもらえないか？」など、疑問点は事前に押さえて食い違いがないようにしましょう。
もしこの疑問点をいい加減にしていれば、最悪の場合は「やり方が間違っていたから“やり直し”になった」ということも考えられます。
それはあまりにも非効率なことです。
中には細かく指示を聞かれることを嫌がる人もいるでしょうが、それで遠慮していれば仕事が非効率になっていく一方でしょう。
ですので、そこはハッキリと「わからない」と伝える意思が大切です。
関係の強化！積極的にコミュニケーションを取る
派遣社員というのは、雇用形態上「他の社員との関係が希薄になる」という傾向にあります。
しかし仕事において周りとの協力は必須で、ある程度のコミュニケーションが求められるのも事実です。
ですので出来る限り自分から、積極的に接触する機会を作るようにしましょう。
ただ、コミュニケーションとは言っても無理な雑談やプライベートの誘いをいきなり推奨するわけではありません。
たとえば、仕事での報告連絡相談を徹底したり、朝の挨拶や普段の表情に気をつけたりなど、日常の何気ない部分から取り組むことをオススメします。
また派遣社員というのは“即戦力”が求められるケースが多く、細かな研修や指導もなく「習うより慣れろ」の方針をとっている会社が多いはずです。
この点においても、普段から周囲とのコミュニケーションを意識していれば疑問点も聞きやすいでしょうし、仕事への“慣れ”も確実に早くなるでしょう。
繰り返す作業は効率的に！テンプレートの活用
「仕事がうまく進まない…」と悩む方は多いでしょうが、その大きな原因のひとつとして“細かい作業への対応”が挙げられます。
仕事の効率化を進める際は、まずはこの“毎日繰り返す作業”の効率を改善することがオススメです。
細かい作業の改善方法の例として、
- メールではテンプレートを作成する
- 毎日入力するような単語はPCに登録する
- 電話対応のマニュアルを作成する
- 頻繁に使用する資料やデータはすぐに取り出せる場所にしまう
- PCのショートカットキーを活用する
などが挙げられます。
これらの毎日発生する作業では本人が考えている以上に時間を取られているケースが多く、これらを改善することで“全体の効率化”が進む可能性は高いと言っていいでしょう。
これらの改善方法を見ると「これだけで仕事の効率化になるのか？」と疑問を感じるでしょうが、毎日繰り返す作業を効率化することは仕事全体における効率化の第一歩となるはずです。
原因の究明！なぜその仕事に時間がかかっているのか
ここまでは、“日頃の仕事に対する取り組み方”による仕事効率化の方法を紹介しました。
これらの取り組み方を改善するだけでも、日々の仕事に関する効率は上がっていくでしょう。
ただ、仕事に対する取り組み方を改善するのと同時に、ひとつの仕事に対して「なぜ効率的に仕事ができていないのか？」という原因も見直さなければいけません。
「この作業は本当に必要なのか？」「このやり方が非効率の原因じゃないか？」というように、任されている仕事と今一度向き合うことが大切になります。
しかし非効率な仕事において、ほとんどの場合は会社側の体質や所属長のやり方に原因があるのも事実。
派遣社員という立場上、そのような場合には意見のしづらさを感じることもあるでしょう。
ただそこで遠慮をしていては、あなたも非効率な仕事をやらされ続けることになります。
もちろん自分側で改善できる原因を探し出して改善行動を進めるのは大前提として、何かしらの対策案が出せるようであれば所属長へ提案をしてもいいでしょう。
個人での改善が無理ならば「派遣会社」への相談も
非効率な仕事に対して、派遣社員であろうとも取り組める改善策が何かしらあるはずです。
しかし中には、「自分ひとりが取り組んでもどうにもならない」というようなケースもあるでしょう。
このように「会社の体制や人間関係、仕事の進め方などに大きな欠陥がある」という場合は、あなたの雇用主にあたる“派遣会社”へ相談するのもひとつの手です。
派遣会社への相談できるということは、派遣社員が持っている“特権”とも言えます。
この権利を活用しないのはもったいないですし、できる限り有効に使っていきましょう。
もちろん、仕事の進め方などを派遣先の企業へ提案したり、人間関係を改善しようと奔走したりするのはポジティブなことです。
しかし「自分の力だけでは無理だ」と感じた場合は、周囲を頼ることも方法のひとつだということは覚えておくべきでしょう。
まとめ
仕事の効率化というのは、すべての働く人にとっての永遠の課題とも言えるでしょう。
特に派遣社員として働いている方は、研修制度が不十分で入社後からすぐに戦力としての仕事が求められるケースが多く、最初の頃は「仕事がうまく回らない」と悩む方が多いはずです。
その際、まずは普段からできる“仕事に対する取り組み方”を見直してみてください。
それぞれの方法だけ聞くと「本当にこれで効率化できるの？」と感じるかもしれませんが、毎日の行動を変えることは“効率化への第一歩”とも言えることです。
仕事への取り組み方を見直したうえで、任されているそれぞれの仕事に対して「どうすれば効率的に仕事が進むのか？」と疑問を持ち、改善方法を考えていくようにしましょう。
個人レベルで取り組める部分を実践すると同時に、会社レベルの取り組みについては様子を見つつ提案する必要もあります。
「自分は派遣社員だから…」と恐れる必要はありません。
その状態を放置していれば会社側にとっても損ですし、気になる部分は積極的に話し合うことが大切です。
まずは個人レベルで取り組める対策を実行しながら、周囲の協力も得つつ仕事を効率的に進めていきましょう。
