派遣先で仕事をしていて、「あの仕事やってない！」と慌てた経験はありませんか？ 仕事の“やり忘れ”をすると、全体的な仕事の効率を下げるうえに周りの社員にも迷惑をかけてしまうでしょう。
実は仕事ができる人というのは、自分がやるべき仕事を常に把握しており、仕事のやり忘れをして慌てることが少ないと言えます。
では、仕事ができる人たちはどのようにして仕事を忘れずに管理しているのでしょうか？
そこでこの記事では、派遣先での仕事をやり忘れないための考え方や、実際に取り組める簡単な方法を紹介していきます。
できる人はどうしてる？仕事を忘れない仕組みとは？
「うっかり仕事を忘れていた」というミスは、誰しもが一度は経験があるでしょう。
やり忘れによって仕事全体の効率が下がったり、周りに迷惑をかけてしまったりしたこともあるのではないでしょうか？
中には、「少し前に指示を聞いたばかりなのになぜ忘れてしまうのか？」と疑問に持つ方も多いでしょう。
実はこれには私たちが持つ“脳の仕組み”が関係しており、仕事を忘れない人たちは、その脳の仕組みをカバーできるような方法を実践しているのです。
ここでは、人の脳における記憶の仕組みや、できる人が実践している“忘れないための方法”を紹介していきます。
人の脳は忘れやすい！記憶を過信するのはやめる
そもそも人の脳というのは、とても忘れやすくできていることを知らなければいけません。
仕事のやり忘れは、あなたの記憶力が足りていないとか、能力が劣っているとかの話ではないのです。
これを聞いて「大事な記憶や人の名前、言葉は覚えられるのにどうして簡単なタスクや指示が覚えられないの？」と感じるかもしれません。
その理由は、この2つでは記憶される“場所”が違うから。
言葉や人の名前などは長期的に記憶されるのに対して、タスクや細かい指示などは“ワーキングメモリ”と呼ばれる場所に記憶されるのです。
このワーキングメモリは、あくまで一時的に記憶をしておく場所に過ぎず、一定の時間が経てば無意識のうちに記憶を手放してしまう性質を持っています。
つまりは、仕事のタスクや細かい指示などは「一時的にしか記憶できない仕組み」になっているのです。
ですので、自身の記憶力を過信してはいけません。
ただでさえ人の脳は忘れやすいのにもかかわらず、細かい指示やタスクなどを覚えられるはずがないのです。
できる人は「やるべき仕事を形に残しておく」
人の脳が持つ性質上、やるべき仕事や細かい指示に関する記憶は一時的にしか保ちません。
では、仕事をテキパキとこなす“仕事ができる人”はどうしているのでしょうか？
もちろん仕事ができる人でも、すべての仕事を記憶しているわけではありません。
仕事を忘れないポイントとして、「やるべき仕事の“リスト化”」が挙げられます。
つまり仕事ができる人は、やるべき仕事を頭の中で記憶し続けるのではなく、メモなどの見える形に“記録”しているのです。
特に派遣社員の方は、周りから指示を受けながら仕事を進めるケースが多いでしょう。
当然ながら、その指示をすべて記憶しておくことは不可能に近いのです。
脳では記憶しきれないことをリストにすることで、いつでも見てやるべき仕事を思い出せるようにしておくと、仕事のやり忘れをする可能性がかなり下がるでしょう。
タスクの管理！派遣先での仕事を忘れないためには？
派遣先での仕事のやり忘れを防止する方法として挙げた、やるべき仕事のリスト化。
このリストを作る際に大切なのが、「タスクの管理」と「それぞれの優先順位づけ」です。
この2つを明確に“記録”しておけば、仕事のやり忘れが確実に減り、派遣先での仕事がよりスムーズに進むでしょう。
これを聞いて「リストってどうやって作るの？」「優先順位のつけ方がわからない…」など、疑問を持つ方もいるはずです。
ここでは、やるべき仕事のリストを簡単に作るための方法を紹介していきます。
実践すれば間違いなく仕事のやり忘れが減りますので、取り組める部分から実践していきましょう。
やるべき仕事リストの作成！大切なのは記録すること
派遣先での仕事や受けた指示を忘れないためには、やるべき仕事を管理できるリストを作るべきです。
このリストを作る際は、
- タスクの名前
- 仕事を依頼された相手
- 締め切り時間
- 特別な指示や補足
などを書いておくべきでしょう。
ただ、必要以上に細かく丁寧に書く必要はありません。
このリストを作る目的は「仕事のやり忘れを防止すること」ですので、すべての項目を完璧に書く必要はなく、指示を受けたことを要約してメモをするくらいの感覚で作成しましょう。
このリストでは、どれだけ細かい仕事でも指示を受けたら書き加えるようにしてください。
なぜなら、細かい仕事ほど脳は忘れやすい性質を持っているから。
書き加えなくていいのは「いますぐ済ませる仕事」だけ、と理解しておきましょう。
リストはどこに書く？持ち歩けるものがおすすめ
この仕事リストは、常に持ち歩くことで効力を最大限発揮します。
ですので、簡単に捨てられるメモ用紙などに書くのはオススメしません。
スマートフォンのアプリやビジネス手帳など、常に持ち歩けるようなものでリストを作成しましょう。
スマートフォンで作成するメリットは「タスクの並べ替えが簡単にできること」、デメリットは「仕事中にスマートフォンを見ることを嫌がる人がいる」ということ。
ビジネス手帳で作成するメリットは「手で書くことでタスクを忘れにくくすること」で、デメリットは「スマートフォンほどの利便性がない」ということ。
まさに一長一短になりますので、どちらの方法も試してみて自身に合う方法を採用してみてください。
このリストを作っておけば、「次は何をしたらいいのか？」と迷ってもリストを見れば一目瞭然です。
仕事のやり忘れを防止するうえで、やるべき仕事のリスト化は必要不可欠になりますので、少しずつ取り組むことをオススメします。
優先順位をつける！仕事には正しい順番がある
仕事のリストを作成することで、仕事のやり忘れはかなり減るでしょう。
しかし、やるべき仕事だけを無作為にこなしていくだけでは、仕事が正しくできているとは言えません。
どんな仕事においても、必ず“優先順位”というものがあります。
「この仕事はすぐやってほしい」「これは急がなくてもいい」などの指示を派遣先で受けることがあるはずです。
この優先順位を正しく把握して守らない限り、仕事を正しく進めているとは言えないでしょう。
ここでは、仕事の優先順位をつけるための考え方を紹介していきます。
大切なのは「緊急度と重要度」！正しい優先順位を
仕事の優先順位をつけるうえで大切なのは、緊急度と重要度の2つ。
緊急度は「仕事の締め切り期日」で、重要度は「仕事の重要性」を表します。
この2つを基準に優先順位をつけつつ、順番に仕事をこなしていくことがベストです。
この緊急度と重要度を基準に、
- 緊急度：高い／重要度：高い
- 緊急度：高い／重要度：低い
- 緊急度：低い／重要度：高い
- 緊急度：低い／重要度：低い
という順番に並べ替えましょう。
流れとしては、まず抱えているタスクを締め切り順に並び替え、締め切りが同一のタスクがあれば重要度が高い順に取り掛かるようにしてください。
慣れるまでは時間がかかってしまい、「優先順位を考える時間がもったいない」と感じるかもしれません。
しかし、一度慣れるとほぼ時間を使わずに優先順位がつけられるはずですので、根気よく取り組んできましょう。
優先順位がわからないときは正直に詳細を聞くこと
派遣社員として働いていると、周りからの指示を受けながら仕事を進めていくことになるはずです。
中には、仕事の緊急度や重要度があいまいなまま指示を受けることがあるかもしれません。
その場合、できる限り正直に「いつまでに終了すればいいか？」「この仕事は優先的にやるべきか？」と聞くようにしましょう。
しかしいくら聞いても、「できる限り早めにやって」「できるときにやっといて」という指示で済まされるかもしれません。
その場合は、「いま私は〇〇の仕事を抱えているので、○日（○時）には終わる」と事前に伝えておくと、期日に対する認識の食い違いはなくなるでしょう。
派遣社員として働く人の中には、「正社員の人の邪魔をしてはいけない」「いろいろ聞くと嫌がられそうだし…」と遠慮する方がいるかもしれません。
しかしそういった遠慮はせずに、正直に聞くことがお互いのためになるのは事実です。
仕事をよりスムーズに進めるためにも、できる限り認識の“食い違い”がなくなるような動きをしていきましょう。
まとめ
仕事のやり忘れをすると周りにも迷惑をかけますし、「なんで自分は簡単なことも覚えられないんだろう…」と自分を責めてしまうかもしれません。
しかし仕事を忘れてしまうのはあなた自身のせいではなく、脳の仕組みそのものに原因があるのです。
ですので「どうしたら仕事を忘れずにいられるのか？」と悩むのは、残念ながら“時間の無駄”とも言えます。
まずは脳の仕組みを理解したうえで、忘れてしまったときの対策を実践していくべきでしょう。
やるべき仕事のリスト化と聞くと、「作っている時間が無駄だ」と感じる方いるかもしれません。
しかし、リストによって得られる効果はとても大きなもの。
「仕事の指示を受けたらリストに追加しておく」、その手間だけで仕事のやり忘れが防止できると考えれば、とても有効な手とも言えるはずです。
仕事のリストをうまく作ることができれば、あなたの仕事はよりスムーズに進みます。
仕事のやり忘れや優先順位の間違いなどをかなり減らせるため、できる部分から少しずつ取り組むようにしましょう。
